本翻译旨在促进国内管理者和民众对其他国家区分所有住宅所有权和管理制度的理解
有效和高效的住房管理对于支持联合国关键协议的实施非常重要，这包括 2030 年可持续发展议程、新城市议程和日内瓦联合国可持续住房宪章。有效的住房管理可为公寓居民带来经济效益和体面的住房条件。住房管理通过住房翻新计划保护环境并有助于减少温室气体排放，从而支持政府和利益相关者应对气候变化的努力。
由联合国欧洲经济委员会 (ECE) 和房地产市场咨询小组 (REM) 制定的“公寓住房管理和所有权指南”研究旨在协助国家和市政当局以及新的单元所有人就需要法律监管干预、能力建设、融资计划设计和最佳实践的问题提供及时指导。
本研究以欧洲经委会于 2003 年制作的前身文件“转型国家住房区分所有权指南”（ECE/HBP/123）为基础，并扩大其范围以应对最新的挑战。此外，它针对整个欧洲经委会区域，而不是选定的部分国家。
我要感谢所有为本研究的准备做出贡献的组织者和专家，以及城市发展、住房和土地管理委员会和土地管理工作组的成员所做的宝贵贡献。我邀请所有对公寓住房管理（区分所有住宅）感兴趣的人充分利用本研究中包含的信息和建议。它可以作为未来行动的框架，并有助于在国家和地方层面制定计划。
最后，我想再强调一下本研究价值，它作为一种独特工具可以使欧洲经委会国家更好地理解区分所有住宅的立法和管理问题，增进有关单元占有及如何为区分所有项目融资的知识。
本文将Condominium Housing或Condominium翻译翻译为“区分所有住宅或不动产”，对应我国民法典中的区分所有建筑。国内普通商品房和别墅其实都是区分所有住宅，它们都存在业主专有和集体共有部分。而日常所说商住公寓或长租公寓，全部产权或非专有部分的产权仍属于开发商。
“区分所有住宅(公寓住宅)管理和所有权指南”由联合国欧洲经济委员会 (UNECE) 房地产市场咨询小组 (REM) 制定。城市发展、住房和土地管理委员会 (CUDHLM) 和土地管理工作组 (WPLA) 的成员对这项工作做出了宝贵贡献。如果没有所有贡献者的慷慨支持，本研究就不可能圆满结束。
下列术语出现在本研究“区分所有住宅管理和所有权指南”（以下简称“指南”）中，现定义如下。需要注意的是，相同术语的含义可能因每个国家/地区及其法律而存在差异。成员国应在其现有的立法规定下使用下列定义。
共有财产（Common property）：由不属于任何单独单元的区分所有住宅的所有部分组成，包括：
共有财产是共同拥有的，每个单独的单元所有人（见定义）拥有共有财产的一部分。这种特定于每个单位的份额称为“所有权份额”。共有财产也可指“公共区域”、“公共部分”、“共有区域”、“公共元素”或共有部分”。
区分所有住宅（Condominium）：一种特殊的多单元建筑，其中每个单独的套房单元都被单独划定，分配了单独的合法产权，可以与整体分离单独合法所有。而所有相关土地、公共区域和其他不动产均由各个单元所有人共同拥有（参见定义）。区分所有住宅可以包括：
区分所有协议（Condominium agreement）：向政府提交的法律章程，规定了指导区分所有住宅、业主协会（国内误称为业主大会）、业主委员会以及其他参与者和活动的运营和管理的结构、规则和条例。
业主委员会（Condominium association/Condominium board）：由被选举的单元所有人（见定义）组成，致力于代表业主协会执行和管理工作事务。也可称为“委员会”。
区分所有转换(Condominium conversion)：通过物理维修（根据需要）和法律行为将多单元建筑转换为区分所有住宅的行为，例如登记“所有权分割声明”和/或其他与建筑物有关的登记文件。
物业费用(Condominium fees)：每个单元所有人（见定义）有义务向业主协会支付的费用。该费用可以是每单元固定的也可以随单元大小而变化。物业费用用于支付维护、维修和管理相关的所有费用。
区分所有权(Condominium ownership)：是指对套房单元所构成的不动产的合法所有权。
套房单元(Condominium unit)：任何单独划定，已分配独立合法所有权，可以与整体分开的合法拥有空间。根据法律允许，套房单元可以归个人、家庭、公司或市政当局所有。套房单元可以是居住单元或商业空间。该指南主要涉及用于居住用途的单元。也称为“单元”或“私有单元”。
住房规约(House rules)：单元所有人（见定义）之间可接受的行为和关系的行为准则。
维修(Improvements)：所有为了提高财产的原始标准，改变财产的功能或添加财产新要素的必要的活动和手段。
受限共有权(Limited common property)：指一种存在于公共区域，但只被一个特定单元单独使用的特殊的共有财产。单个套房单元的阳台或预留的停车位都是受限共有权部分的例子。
维护(Maintenance)：为保持建筑物及其装置的原始标准和质量所必要的活动。包括与修复建筑物和设施的损坏以及因磨损而进行更换有关的所有计划内外的活动。因日常服务检查和服务协议而产生的维修工作和更换也属于为维护活动。一般来说，所有与提高建筑物及其装置的标准和质量有关的活动都被定义为维修，不应归类为维护。
维护成本(Maintenance costs)：与维护和维修相关的所有成本。这包括人工、备件、更换和其他维护手段的成本。此处定义的维护成本仅指与公共空间和安装相关的成本。如果协会出于实际原因支付通常应由个体所有人支付的费用，则将根据区分所有协议向所有人开具发票。
维护对象(Maintenance objects)：是建筑物、室外空间、装置和设备中需要进行维修和保养的部分。
区分所有住宅的物业管理(Management of a condominium)：指所有与管理、运行和维护区分所有住宅相关的任务和职责，无论选择何种管理方法。
物业经理人（Manager）：单元所有人（见定义）、公司或其他法人（例如，外部顾问）经合同约定替业主协会进行专业日常管理，包括共有财产的维护和运行以及所有共同利益的事项。管理人的职责应符合任何关于区分所有住宅的国家法律、管理合同以及业主大会的决议和决定的规定。这也可以称为“代理人”。
运行费用（Operating costs）：是与物业日常运行相关的所有费用。这包括人力费用、运行设施（见下文定义）、服务合同、税收、费用、保险、能源使用、垃圾处理和其他服务费用。此处定义的运行费用仅是与共有财产相关的费用。如果协会出于实际原因支付通常应由个人所有人支付的费用，则这些费用将根据区分所有协议向所有人开具发票。
运行（Operations）：建筑物日常功能所需的可预见的日常活动和手段。通常包括建筑物及其技术装置的控制和服务、室内和室外空间的清洁、绿化等。服务检查、磨损部件的定期更换和管理服务合同都被定义为运行。但是，服务检查后的维修工作属于维护活动。
运行设施（Operations means）：是建筑物和技术装置中经常使用的部分，以及操作人员日常工作所需的设备和工具。例如灯泡、清洁用品和设备、过滤器、润滑剂、割草机和制服。
运营对象（Operation objects）：是建筑物和室外空间、设施和设备中受运行活动影响的部分。这些对象可以是门、窗、地板、楼梯、屋顶、通风机、电气设备、草坪、人行道等。在某些情况下，“对象”也可以是活动的形式——例如，能源保存。
业主协会 (Owners’association，OA)：由所有单元所有人（参见单元所有人的定义）组成的私有非营利机构，拥有代表全体所有人行事的法定权力。本指南提倡所有套房单元所有人在购买套房单元后自动成为业主协会的强制性成员，并在他们拥有该套房单元的整个时间内保持会员身份。业主协会的成员资格被认为是一个套房单元所有权中不可分割的一部分。业主协会与单元所有人协会相同。在“公寓（apartment）”一词是指所有单元均为个人拥有的多单元住宅建筑的国家，这也可称为“公寓协会”。要将这种公寓与所有单元的所有权都由一个实体持有多单元住宅建筑区分开来，后者的入住是通过租赁合（lease contracts）同进行的（类似国内的产权酒店？）。因为法律制度不同，在一些国家也可能被称为“房主协会”。
占有比例（Ownership fraction）：一个单独套房单元共有财产的占有比例计算如下：占有比例=一个单元总面积/所有单元总面积总和
共有财产的面积不计入所有单位的总面积之和。占有比例用于根据维护和维修共有财产的费用以及业主协会的运行费用来确定每个单元所有人（见定义）需要履行义务支付的物业费用。
维护计划（Planned maintenance）：与防止损坏和故障以及维护建筑物及其设施的标准有关的所有定期、例行活动。例如，维护计划可以是由于磨损、重新装修等而需要更换零件。
维修（Repairs）：由于损坏或技术故障，所有与建筑部件和技术装置的维修和更换有关的不可预见的活动。
特别维护（Special assessment）：与通常的物业费用分开收取的费用，用于支付继续运营或维护住宅所需的额外或大型项目的费用，该费用太高无法仅通过收取物业费用来承担。可以对部分选定的单元所有人（见定义）收取特别维护费，以支付与其单元相关的受限共有权的特定费用。在某些情况下，特别维护需要单元所有人的投票批准（见定义）。
单元所有人（Unit owner）：套房单元的合法所有者或登记在册的所有者。在适用法律的范围内，一个单元所有人可以拥有一个以上的套房单元。
苏联解体和柏林墙倒塌后，中欧、东欧以及中亚各国政治经济体制转型迫切需要建立一个从基本的经济活动到国家政策和监管框架的新体系。这些转变影响了所有经济部门、住房部门等。在新的市场经济中，规则有利于私有财产、治理方案的民主选举、经济活动的市场监管、服务的成本回收定价和关注客户满意度。当时的挑战之一是建立法律框架来支持采用新的私有管理、维护和多公寓建筑/区分所有住宅的所有权关系。
将以前的多单元出租楼改造成区分所有住宅楼，能够使政府免除维护和运行住房存量的责任。然而，虽然这样做可能有助于缓解公共部门的资金短缺，但在许多情况下，由于大范围未及时维护，低效的能源，供暖系统以及开展自治和收取物业费用的挑战，新的套房单元所有人在这种私有制下需要承担更多与建筑物老化有关的额外费用。
为协助国家、市政当局以及新单元所有人适应这种转变，2003年欧洲经委会制定了“过渡期国家房屋的区分所有权指南”（ECE/HBP/123）。该文件就法律监管干预需要、能力建设、融资计划设计和最佳实践的问题提供了及时的指导。
自 2003 年以来，技术、环境问题和社会问题的变化给 UNECE 地区所有国家的物业管理和所有关系带来了新的挑战。这种现代化转变的例子包括：1) 智能建筑、共享经济平台和物联网 (IoT) 等新技术；2) 不断变化的全球天气条件需要新的能效和可持续发展实践；3) 城市化进程加快下需要加强对的保护。在此背景下，国际协议的出台，例如 2030 年可持续发展议程、日内瓦联合国可持续住房宪章和新城市议程，已经介绍了新的社会和环境目标，对国家监管框架产生了深远的影响。“区分所有住宅的管理和所有权指南”在现有文件的基础之上，进一步扩大了指南的范围，囊括整个欧洲经委会区域，对应对当代挑战具有重要意义。
一般来说，区分所有住宅取决于国家框架条件和这些条件的实施情况。国家的主动性应涵盖从国家框架条件到市政住房战略和计划再到对套房所有人展开培训的方方面面。然而，这并不意味着这些活动都必须由中央政府机构独揽。国家组织、市政当局和私有部门都可以在其中发挥不同的作用。
尽管住房部门的责任通常由市政当局承担，但国家层面也不应忽视区分所有住宅。国家应认识到这一问题的重要性，将其纳入国家住房目标和管理立法中，帮助市政当局和地方当局采取实际行动，以确保其管辖范围内的区分所有住宅有效运营。
为对以区分所有住宅形式配置的私有房屋的有效组织和运营创造良好的外部条件，国家最重要的责任之一是在该结构内建立适当的制度结构和明确的责任分配。只有在制定了适当的且直接相关的法律时，业主协会阐明单独的规约和程序，按照政治意愿来执行政策和制度计划，才能有效。
为住房部门制定法律框架应该是议会的责任。对于一般住房，特别是对于区分所有住宅，制定住房部门立法的责任应由相关的议会委员会负责。这将提高住房部门的政治优先权，并促进社会经济改革的顺利进行。
住房的管理责任也应集中在一个国家机构，要么是单独的住房部，要么是其他部的住房特别司。关键因素是负责住房的单位有足够的权限和能力在国家层面有效解决重大住房问题。
政府应承担支持国家、地区和地方业主协会联盟的创建和运作的责任。特别是，政府应支持此类组织关于教育和培训业主以及共有财产的职业经理人的活动。
在西欧和北美，规定区分所有权的国家法律在结构和内容上有很大差异。一般而言，简短的法律通常需要额外的法规和指导方针，而具体的法律则不需要此类详细的补充文件。经济转型国家的立法框架在很大程度上依赖于相关法律，例如民法、建筑法、关于大维修或建筑物供热现代化（thermo-modernization）的补助和贷款的法律、私有化法等。该指南不优先考虑法律和/或支持性法规的区分。每个国家都应根据其具体情况，确定适合的内容。
同样，对于应纳入国家法律的详细程度以及应为业主协会保留哪些监管权力，各国可能持有不同的看法。虽然该指南只指出了一种由国家和地方法规职责分工的特定选择，但不一定与其他观点相矛盾。每个国家应在业主协会条例和法律之间寻求平衡。
在制定国家住房政策时，国家还应考虑在立法中与住房相关的部分包含区分所有住宅的法规。例如，可以通过与批准新建筑相关的法律（根据日内瓦联合国可持续住房宪章和 2030 年可持续发展议程的可持续发展目标 (SDG)）部分解决经济适用房倡议。这些法律可以通过要求将一定比例的新建套房单元以折扣价出售给低收入群体，从而为人口中的提供保障性住房。通过这种方式，可以将社会包容和保护的国家目标纳入区分所有住宅的开发、所有权和管理。同样，施工要求或激励措施可用作全面制定计划的一部分，以支持环境可持续性、住房能效以及现有存量改造和新的区分所有住宅建筑开发中的其他相关目标。最后一个例子涉及酒店和/或租户法律中对短期租赁和其他共享经济形式（例如 AirBnB）的适当规定。这些和其他问题可以在国家层面的法律框架中广泛解决，而市政当局则通过分区法规、开发批准和社会住房计划在地方层面实施。重要的是要有相关的法规来指导区分所有住宅的管理。
除了需要在更广泛的立法中考虑区分所有住宅外，还需要有特定的法律文书决定区分所有权的成功与否。该指南涉及对区分所有权至关重要的三个主要法律法规领域：
国家法律、内部法规和协议共同管理区分所有住宅中的业主协会。国家负责制定业主协会的一般法律框架。一般来说，区分所有住宅和业主协会需要以下法规和协议才能有效运作：
立法必须提供一种方法来明确划分个人区分所有住宅和共有财产的界限，以及定义单元所有人和业主协会的权利。立法还应明确谁拥有和控制共同财产——市政当局或业主协会——以及使用、出租、处置或借用共同财产中的区域的权利。对如何将单元纳入业主协会的描述也很重要。这可能包括整个独栋建筑物，在某些国家/地区也可能包括个别楼层、由公共入口或公用设施服务的单元等。
业主协会应该是一个法人实体，有关区分所有权的国家法律应该要求单元所有人成为强制性成员。这一法律要求非常符合欧洲经委会地区既定的民主做法。一个不代表所有业主的业主协会，不可能对共有财产（屋顶、楼梯、外墙、管道和电线等）进行妥善管理。
在现行法律下，不可能强制要求加入业主协会的国家，必须采用替代方法来确保对共有财产进行管理。这可以包括由业主自治或从外部承包管理服务的条款，法律或其补充法规应对此作出规定。在第三方管理的情况下，法律应规定可以提供的服务类型，确定这些服务的预期标准，规定是否需要许可证才能提供此类服务，并在无法履行的情况下提供解决方案。还应定义管理服务的费用结构。附件 I 显示了雇用管理员的法律框架示例。
单元所有人对影响业主协会治理事项的投票权是一个需要立法指导的特定领域。首先必须决定个人或法人实体是否可以拥有多个单元，因为这可能会影响单元所有人的投票权。立法应仔细考虑这一点，以保护土地使用权和所有权免受由于所有权集中在有限的个人或法人实体中而可能导致的投票垄断。一般而言，一个独立单元的共有者共享一票。
其次，必须就单元所有人对其单元规模的投票权做出决定。例如，较大住宅单元的所有人可能具有较大的购置费用，在每月的物业费用中做出了大量贡献，并且还可能面临业主委员会决策的更大影响，但这些可能会也可能不会转化为额外的投票权。国家必须决定是否为每个单位分配一票，而不管其大小，或者投票权是否基于单元所有权的占有比例并根据单位大小加权。每个国家都应根据其文化和其他指导性立法在其区分所有住宅法中解决这些问题。
国家还应明确哪些类型的决定可以通过投票获得批准，并确保无论单元所有人是否参与投票过程，合法进行的官方投票结果对所有单元所有人具有法律约束力。一项彻底的立法应规定需要简单多数票或特定多数票的情况。与基本管理决策相比，具有更大潜在影响的决策需要更大比例的赞成票。法规应明确规定哪些类型的决定属于哪个类别。立法工作还应努力确定合适的投票法定人数，以避免出现以下情况：(a) 少数单元所有人因出席率低而成为多数，或 (b) 指定的多数票太高以致阻碍做出基本管理决策的过程。
立法必须要求所有单元所有人负责维护其个人单元并承担共有财产的维护和修理费用，这通常通过支付物业费用来实现。计算占有比例和由此产生费用的具体规则可以在关于区分所有权的国家法律或适用法律的法规中进行规定。
应严格要求维护单个单元、遵守区分所有协议以及支付物业费用，因为它们对于维护区分所有住宅的整体质量，形成必要的资金来管理、维护和翻新至关重要。因此，国家法律应规定并要求对未对其套房单元进行必要维修和未支付所需物业费用的单元所有人承担后果。法律可以考虑对单元所有人进行以下处罚：
d.授予业主协会对套房单元施加留置权的权利，直到其出售或转让的付款已完成；
法律还可以考虑将暂停所有人的投票权，以作为对不支付物业费用的惩罚。在对违约方处以罚款之前，国家必须确定一个现实可行的宽限期（或暂停）。
立法应明确规定业主委员会和管理机构的作用。这对于清楚了解物业管理所需的要求和任务至关重要。国家区分所有住宅法应确定管理职能，并酌情界定经理人、业主委员会和业主协会的职责和义务。此外，法律应规定业主协会或业主委员会是否被视为有权签订服务、公用事业或其他事项合同的合法实体。
法律还应详细说明可能导致无法组织管理机构的所有可能情况。在这种情况下，单元所有人应有权组织全体会议并选择管理结构和/或要求有关政府部门为他们这样做。
大多数国家/地区都有规范会计实务的法律。这些法律通常适用于所有从事商业和非商业活动的实体，并为单个实体提供选择最适合他们的会计形式的选项。然而，这并不意味着实体可以按照他们的意愿维护他们的账户。法律通常规定会计义务，并强调会计实务必须确保公平、清晰地列报实体的财务状况。
区分所有住宅法应规范有关会计工具的规定。根据大多数国家法律框架，业主协会必须保持专业会计，如果国家法律没有规定这一点，协会应制定严格的会计规则。
在税收方面，业主协会不应被视为商业实体，而应被视为非营利组织。税法应提供明确和适当的程序，并应与区分所有住宅法适当协调。税收、簿记等方面的规则应适应此类程序。一般来说，区分所有住宅财产的有效管理和维护应被视为一种共同利益，因此应通过税收激励措施予以奖励。完善的税收政策有助于保护区分所有住宅建筑。政府应依法设立财产税激励措施，例如，对旧建筑结构进行节能改造。
应根据区分所有住宅所在城市的法律框架对包含商业/零售部分的区分所有住宅财产进行适当的评估和分类。业主协会收取的任何商业收入都可能需要征税，具体取决于管理规定。
区分所有住宅的合法身份是通过向适当的政府机构提交具有法律效力的区分所有协议来确定的。批准建造新的区分所有住宅可能与在规定期限内提交本文件有关。国家必须决定一个区分所有住宅是否可以解散的时间以及在什么条件或原因下解散。
国家可能还需要完善法律，允许将多单元出租建筑或市政住宅建筑改造成区分所有住宅。法规应规定业主协会应如何成立。这些情况都可能不自觉地发生：对建筑物中的所有单元同时进行区分所有转换，或者如果转换是逐个单元进行，与转换的单元百分比相关联。法律应详细规定业主协会的成立和登记的具体期限。在某些情况下，仅靠立法不足以确保成立业主协会及其相关业主委员会和管理机构。在没有业主协会的情况下，可以通过财政激励措施鼓励单元所有人自己建立集会，可以考虑在这方面对区分所有住宅做出规定。
正是在市一级，国家住房政策才能转化为实际行动，以达到预期的效果。因此，市级政治和行政机构的效率对于实施住房问题的实际解决方案很重要。如前所述，任何不在国家层面行动范围内的关键问题都应在市政层面解决。其中包括将多单元建筑改造成区分所有住宅、分区规定、区分所有住宅开发批准、环境目标和社会住房计划。
住房事务的政治责任应委托给专门的住房委员会或小组委员会或市议会下属的其他公认公共机构。该委员会应负责以下领域：
市政当局和业主协会在区分所有住宅事务上的合作应基于明确界定的各方责任，以避免混淆。私有单元所有人和业主协会应对其财产承担全部、无限的责任，而市政当局则负有行政和监管责任，以促进将区分所有住宅纳入更大的住房议程。此外，市政府应酌情考虑向业主协会提供补贴，用于区分所有住宅的翻新、维修和能效升级。
地方政府机构、市政当局和/或咨询中心的财政和制度支持通常是必要的，以帮助建立由现有出租物业改建的区分所有住宅建筑的管理机构。例如，市政当局可以就区分所有住宅的创建、重组、运营和管理等事项协助业主协会。在业主委员会或经理人未能履行特定义务的情况下，地方议会可以协助业主协会组织大会以解决这种情况或组织选举新的业主委员会成员。
在一些经济转型国家，仍然存在的市政维护公司垄断了向存量住宅（包括区分所有住宅）提供行政和管理服务。一般来说，这不是有效的，应该改变。但是，市政维护公司仍然可以参与到区分所有住宅服务的招标中。
西欧和美国的大多数区分所有住宅都是在建设完成之前通过向相关市政当局提交按区分所有协议而合法创建的。在经济转型国家，大多数区分所有住宅是由现有建筑物转变而来的，居住租户成为单元所有人。在这种情况下，市政当局应在为区分所有住宅和业主协会的组建和注册提供特别建议和帮助。
区分所有协议是规范单元所有人、业主协会、业主委员会及其成员，职业经理人（如果保留）之间内部关系的核心文件。与通常包含在关于区分所有住宅的国家法律中的规则和条例相比，区分所有协议允许为协会制定更精确的规则和条例。这些文件应该全面、清晰和具体地说明如何处理和决定问题。区分所有协议是业主协会成功的基石。在新的区分所有住宅开发中，区分所有协议通常是创建区分所有住宅的法律工具。
区分所有协议无一例外地适用于全体所有人。在出售或转让单个单元时，单元所有人必须将协议作为不可流通的出售或转让条件，并且必须由买方接受并签署确认，作为销售合同的一部分。附件 II 提供了一个区分所有协议的模板。业主委员会应给予新单元所有人足够的时间来修复因购买该单元而继承的任何损坏或缺陷。
区分所有协议还应概述单元所有人的行为规则和违规处罚。住房规约可以是一份单独的文件，但会纳入区分所有协议。住房规约是区分所有协议中重要但通常需要小心调整的组成部分。因为它包含必须遵守的行为规则和标准，以保持单元所有人之间的良好关系。它们可能包括建筑物的安静时间、是否允许养宠物、对阳台上可以存放的物品的限制以及对单元所有人在建筑物外墙上安装额外照明、旗杆、窗框或天线的自由的限制等. 附件 III 提供了一份关于住房规约的样本文件。建议住房规约中设立“通则”，有别于特殊项目的规定和说明，作为附录添加在其中。这种方式下，当需要对任何附录进行修改时，不需要更改整套规约。如果共有区域的清洁和日常维护由单元所有人/居民自己处理，则应提供如何进行的说明。
区分所有协议的内容及其由单元所有人（如果房地产开发商已经准备好）的通过必须以任何适用的国家法律为指导并根据其制定。最好的做法是在区分所有协议中概述单元所有人、业主委员会和任何管理实体的义务，即使法律中已经规定了这些义务。这将确保所有相关方都被告知他们的义务，特别是在当事方可能不熟悉现有相关立法的情况下。
根据相关法律框架的建议，所有单位所有人在购买套房单元后应自动成为业主协会的一部分，并且成员资格是强制性的。业主协会的主要职责是确保共有财产得到满意的维护和维修，并最有效地使用协会的基金。为了实现这一目标，协会需要一个具有明确定义的权利和义务的组织结构。业主协会不能仅靠召开业主大会来履行其职责，也不应完全依赖国家或市政府来履行其职责。
为了维护所有人在共有财产中的利益，业主协会必须能够签订合同，在市场上筹集基金，并可以在法庭上充当原告和被告。出于这些原因，指南建议业主协会应在适当的国家登记册中注册为法律实体。该指南假定，区分所有住宅中的单位所有人是第三方向业主协会提出索赔的最终保证人。该担保是向业主协会提供贷款的令人满意的抵押品，使他们能够在必要时维护、维修和升级共同拥有的财产。
如果业主协会成为法人实体，根据国家法律框架，全体所有人共同承担包括债务在内的协会义务。例如，如果贷方无法向拖欠贷款的业主协会索回款项，贷方可以向可能失去财产的每个所有人索回。
在业主大会上共同行动的所有人是业主协会的最高权力机构。为提高效率，所有人将其协会日常运作的大部分权力委托给由所有人选举产生的业主委员会。业主委员会负责以最高效和最具成本效益的方式执行协会的任务和业主大会的具体决定。业主委员会成员对所有人负责，并应完全为所有人的利益行事。为有效履行其职责，业主委员会有权聘请专业经理人协助协会。在业主大会上，所有人还可以将具体职责委托给由所有人组成的委员会。指南第 3.3 节将提供有关大会的更多详细信息。
由于召开业主大会往往是不可能的，业主协会应找到切实可行的方法来协助业主，提出政策建议并监督其实施，以及业主大会上作出的决定。对此的一般有效解决方案是创建一个业主委员会。
对于新开发的区分所有住宅建筑，开发商将充当业主委员会并管理区分所有住宅，直到出售足够数量的单元，并且业主协会可以开始运作并举行选举。许多开发商将继续参与业主委员会的工作，直到最终单元出售后，才能确保运营成功过渡。
业主委员会通常由所有人在年度业主大会上选举产生，由三到五名成员组成（对于小型区分所有住宅，也可以由一个人的业主委员会运作，例如协会主席）。业主委员会成员的选举任期通常为一年或两年。这些成员由所有人任命，以监督业主大会之间的协会活动。
在小型区分所有住宅中，业主委员会可能直接负责执行职能，例如雇用员工、履行管理职能以及签订维修和保养合同。然而，对于大中型区分所有住宅，业主委员会聘请外部专业人士来管理协会是很正常的。在这种情况下，外部经理人（或管理公司）负责对管理层进行监督和控制。
虽然业主委员会被赋予代表所有人行事的权力，但它不能决定应由所有人在业主大会上共同讨论的问题。业主委员会责任的这一限制应在区分所有协议中明确规定。
为了业主委员会的有效运作，业主委员会的工作应始终以单元所有人的整体利益为中心。这需要业主委员会成员的客观性和完整性。他们作为单元所有人的个人利益必须始终是次要的，个人利益，无论是财务还是其他方面，都不应在考虑或决策中发挥作用。应避免利益冲突，以维护所有人的信任。如果区分所有协议允许，可以通过单元所有人的不信任投票解雇业主委员会成员。
业主委员会成员不应直接或间接从与协会活动有商业联系的任何一方获得经济补偿。获得补偿应被视为严重不当行为，并应被立即解雇。
但是，业主委员会成员可能会因其为协会执行的任务而获得报酬。付款应由单元所有人事先决定，并在业主大会选举之前通知所有业主。
业主委员会职责的一个关键部分是向所有人提供关于协会活动的全面、清晰和定期的沟通和信息。这对于确保所有人对业主委员会的持续信任和信心至关重要。区分所有协议可能会就与所有人沟通信息的类型和频率提供具体建议。例如，业主委员会可以在会议结束后的特定天数内向所有单元所有人分发每次业主大会的摘要。会议摘要有助于通知未参加会议的所有人并创建事务讨论的正式记录。所有通信都应采用国家法律认可的具有法律效力的形式。这可能包括电子邮件、物理邮寄信件，或两者兼而有之。
业主委员会可能有自己的会议来讨论管理问题和/或听取委员会的报告和建议。这些会议可能对单元所有人开放，但他们无权对此类会议中讨论的问题进行投票。这些会议的次数可以在区分所有协议中指定，但应至少每年举行四次（或每季度一次）。如果与日历年不同，业主委员会会议应与组织的财政年度相关联。
业主委员会委员由区分所有协议授权并在业主大会上由单元所有人投票批准，以准备和/或执行特定任务。例子包括景观、审计、选举和活动委员会。选举委员会负责在年度大会上推荐候选人担任协会正式职务。
大中型协会宜聘请职业经理人负责协会日常管理工作。经理人受业主委员会监督并定期向业主委员会报告。经理人可以是专业人士或公司，也可以是从单元所有人中任命的若干人。尽管大多数国家按区分所有住宅法都定义了管理职能，有时还定义了经理人的责任，但建议业主协会与经理人签订单独的详细合同。
管理合同应详细规定双方的权利和义务。个人或商业公司的管理合同的规定不应有所不同。如果涉及多人管理（从所有人中选择），建议与每个人建立单独的协议，明确界定他们的职责。但是，在这种情况下也可以签订单一合同。附件 IV 中提供了管理合同的模板。
经理人提供维修、保养、景观美化和管理等专业服务，并根据需要签订律师和工程师/建筑师的专业服务以及基础设施、清洁等技术服务的合同。在聘请承包人时，区分所有协议可能需要最少数量的投标/申请，通常是三个，提交给业主委员会批准。
热水、燃气、电力、电信和其他公用事业的供应商通常与各个单元所有人签订单独的商业供应合同，为其单元提供服务。这些类型的合同通常不受业主协会的关注，他们只需要为共有财产签订供应合同。在特殊情况下，协会可以接受所有人与公用事业供应商之间的临时合同。
在许多经济转型国家，单元所有人可以直接与公用事业公司签订协议，或者在某些情况下，业主协会可以与公用事业提供商签订协议或自行提供某些服务。此类服务的清单和相应的付款程序在业主协会与各个单元所有人之间签订的合同中规定。业主协会是否在法律上有权从此类安排的费用或佣金中赚取收入，如提供优惠价格的区分所有住宅建筑可能就是这种情况，这是国家法律的问题。
业主协会在必要时，可以依法聘用门卫、清洁工等专职或者兼职人员。员工由经理人雇用和监督。
业主协会由若干拥有同等权利的单元所有人组成。相关问题的讨论和决定通常在正式大会上进行，是所有人和业主委员会做出重要决定的地方。因此，召开和召集这些会议并报告其结果的明确和有约束力的程序对于业主协会的成功非常重要。本节为会议的召开、召开和报告提供指导方针。议程样本见附件五。业主大会公告样本见附件六，附件七提供业主大会纪要样本。
业主协会的最高权力机构是业主大会。这些会议中最重要的是年度业主大会。它必须定期召开，通常每个财政年度召开一次，具体取决于区分所有住宅成立的日期。
年度业主大会必须在财政年度的第一季度内每年召开一次。所有人必须提前 14 天收到会议的书面通知，通知应说明会议的日期、时间和地点，包括包含所有要讨论和同意的事项的议程。通知天数可以指工作日或日历天数，受国家法律管辖，如果国家法律没有规定，则在区分所有协议中确定。如前所述，法律上可接受的书面通知提交方式可能是通过电子邮件或邮寄硬拷贝信件，具体取决于法律允许或区分所有协议中的规定。
通知应包括上一年度活动和财务业绩报告、年度活动计划以及选举委员会的建议。经理人负责召开年度大会。如果经理人不这样做，会议由业主委员会召集。如果业主委员会也未能这样做，年度业主大会可由任何单元所有人召集。
在年度业主大会上，当有百分之五十以上的单元所有人或授权代理人出席时，业主协会有权通过决议。如果未达到法定人数，则必须尽快召开第二次年度业主大会。但是，无论参加的所有人和/或代理人的数量如何，该会议都有权做出决定。该规定应在召集会议的信函中说明，并包含在区分所有档案中。
年度业主大会的议程包括一些需要正式讨论和/或决定的项目，以满足法律、法规和协议的要求。它还应包括对区分所有住宅和业主协会的运营很重要的事项。必须在年度业主大会上解决的所有问题都必须列入议程。重要的是，议程清楚地说明会议需要做出决定的建议。这些建议通常与进行选举，讨论和通过各种维护和改进倡议的建议费用有关。
业主协会通过对业主委员会在业主大会上提出的决定进行投票来行使职权。对决定和其他问题的投票可以在适当召开的会议上进行，或者在区分所有协议允许的情况下，通过缺席投票或委托人投票进行。缺席选票需要分发准确以及大量信息，并排除单元所有人之间必要的意见交流。因此，出于管理目的，不推荐使用它们。会议表决可以通过举手或书面形式进行。如果需要一定比例的单元所有人出席（通常为 10%），投票可以书面形式进行。
投票可以基于每个单元所有人的一票或基于占有比例/份额的加权投票，取决于适用的国家或市政立法规定，并在区分所有协议中指明。两种程序在现实中都被使用；但本指南基于每个单元所有人一票，因为这是最容易执行和控制的。在进行投票之前，重要的是所有代理都经过检查和批准，并且所有投票都被计算在内，以确立会议通过提议的权威性。
在大多数与选举、批准或决定有关的问题中，通过一项提议需要单元所有人的简单多数出席和投票。这意味着必须有 50% 以上的选票投给候选人或相关议案。否则，将召开具有相同议程的第二次会议，无论法定人数如何，均以简单多数作出决定。
虽然业主会议上的大多数决定都是以多数票通过的，但最重要的问题需要特定的多数票。在一些国家，这一多数被定义为出席的所有单元所有人或区分所有住宅中全体单位所有人的三分之二。具体的投票规则应在区分所有协议中明确说明。
如果适用法律和区分所有协议允许，所有人有权在不召开业主大会的情况下通过决议。在这种情况下，业主委员会应向全体所有人发送决议草案，指明所有人必须就决议草案提出立场的期限。如果单元所有人未在指定时间内提出其对决议的决定，则该行为将被视为弃权、支持或反对该决议，具体取决于适用法律和区分所有协议中的定义。
必须记录年度业主大会的会议记录。会议主席、秘书和为此选定的两个单元所有人签字。会议记录应尽快分发给区分所有住宅的经理人和全体单元所有人。会议记录的分发采用区分所有档案中规定的方法或会议同意的方法，替代方法有：
为了传播重要信息，建议将周年业主大会和业主大会的会议记录以邮寄或电子邮件的方式发送给个体所有人。会议记录也可以发布在任何私人和安全的社区网站上。
会议记录必须包括议程、所有提议的决定，并说明哪些提出的议案被批准。讨论不需要全部反映，但参与者有权要求包括他们的观点。
如有需要，可在年度业主大会之间召开单元所有人会议。当在下一次年度业主大会之前有问题需要紧急解决并且不能在业主委员会和/或经理人的权力范围内决定时，将召开这些会议。此类会议可由经理人或业主委员会召集，或应至少十分之一单元所有人的要求召开。
单元所有人会议的召开遵循与年度业主大会相同的程序，包括通过决定和决议以及分发会议记录。议程必须包括一个开幕程序，其余的议程项目应保留用于讨论实质性问题。
业主委员会应定期召开会议，最好是每月召开一次。业主委员会会议的典型议程包括讨论已完成的、正在进行的和计划的维修和维护，审查有关财务和其他管理问题的月度报告，以及讨论所有人或经理人提出的问题。
通常，业主委员会可以决定举行公开会议，全体单元所有人都可以参加。另一种方法是召开非公开会议，以促进业主委员会内部的公开和自由讨论。如果选择公开会议，则有必要关闭讨论与个别单元所有人有关的机密事项的部分会议。个别单元所有人可能会被允许或邀请出席业主委员会会议，向业主委员会提出他们的问题或意见。
业主委员会会议由会长或两名成员正式召集。在需要业主委员会建议或参考的情况下，经理人可以要求召开会议。
业主委员会没有正式权力，除非业主协会授予此类权力或在区分所有档案中提供此类权力。对于特殊问题，需要通过业主委员会成员投票做出决策。在这种情况下，需要获得业主委员会成员的简单多数票。在票数相同的情况下，主席应投决定票。
业主委员会会议记录应包括议程和讨论要点。应提交少数意见和投票决定。会议记录应提供给单元所有人。
如前所述，业主协会的主要责任是确保共有财产得到令人满意的维护和维修，并最有效地使用协会的基金。此任务可分为三个主要职责范围：
为了有效地履行这些职责，协会需要合格的管理人员，这可以通过不同的方式获得。经理人可以单独经营共有财产，也可以由来自同一家公司或单独雇用的不同专业的专家协助。必须为每个业主协会谨慎选择管理共有财产的最合适方法，因为只有这样才能确保有效管理。应明确各方的权利和义务（见附件八）。
管理层由一名经理人和他/她的员工组成。无论选择何种管理方法，经理人都根据适当的法律、法规、协议和决定行事，例如：
在实践中，管理层的任务在大多数情况下包括以下内容，并可能在适用法律或专业行业标准下要求进一步补充：
选择和签订合同以聘请经理人是一个重要且耗时的过程。责任在于业主委员会或在所有人或业主委员会会议中选出的特别委员会。聘请经理人是一项重要的决定，如果委员会在业务、财产和技术/工程方面具有专业知识，则选择和签订协议的过程会更简单。在法律不要求成立业主协会的国家，单元所有人通常通过简单多数投票决定专业管理，而不是自行管理，特别是对于由许多套房单元组成的大型物业和广泛的共同财产。
除非区分所有协议提供了管理说明，否则委员会必须制定工作的条款和条件，并定义对经理人的期望。所有这些都应在拟议的管理合同中具体说明（见附件四）。一旦工作的条款和条件最终确定，委员会通常会在当地就业市场上发布职位空缺，以尽可能多地确定合格的候选人。
在确定潜在候选人后，委员会应根据工作要求审查每份申请。所有申请人都应提供推荐信，如果需要，还可以包括银行推荐信。委员会作为对申请的初步分析的一部分，应检查相关参考资料。
对申请的审查通常会产生一份被认为适合该工作的申请人的候选名单。然后邀请这些候选人进行正式面试。每次访谈都应尽可能类似地进行，并尝试获得以下信息：
完成面试后，委员会应讨论每位候选人并向业主委员会提出建议。如有需要，可安排与个别候选人的第二次面试。委员会的建议可以是一致的，也可以是少数或多数作出的。最好提名多位候选人供考虑；但是，在这种情况下，应按按照优先顺序推荐候选人。业主委员会做出最终招聘决定，并为选定的候选人提供管理合同。如果工作机会被接受，候选人就会签署合同。业主委员会应与合格的单元所有人、律师、其他委员会或市政当局合作，在签署前获取评估管理合同所需的信息。
成功的财务管理是业主协会有效运作的基础。精心准备的预算和健全的财务规划是确保收入足以支付开支的先决条件。与业主协会的任何其他方面相比，财务问题更需要相关各方的高度个人诚信。这种完整性必须伴随着高质量的监督和控制系统。应向所有单位业主提供有关和来自这些控制系统的信息（通常在业主会议期间提供）。
年度预算是区分所有住宅的财务计划。预算预计来年的收入和支出计划，是控制和平衡协会财务的基础。年度预算样本见附件九。
年度预算由经理人或业主委员会编制，并包含在年度活动计划中。业主大会批准预算作为批准年度活动计划程序的一部分。
预算资金来自不同的来源。物业费用通常是唯一的，用于建筑物和公共区域的维护和运营的收入来源。但是，收入也可能来自其他来源，例如罚款、维护费征收、特殊评估或使用共有部分的租金收入等。可以通过不同方式收集和估算预算捐款。经理人必须及时收取物业费用，并确保资金安全转入业主协会财务账户。更重要的是计算和评估的呈现方式——可用于定期预算和其他控制目的的投入。对于运行和维护来说，系统的规划和计算是非常重要的。
通常首先计划和计算支出，这意味着必须评估为区分所有住宅产生费用的每个项目并考虑其费用。前几年的会计成本将代表预算的宝贵投入，但至关重要的是新预算应基于新的费用估算、投标和计算，而不是作为上一年预算的调整副本呈现。预算还应报告负债以及上一年业务到期的应计提的费用。
年度预算还包括为分开的单元提供服务的部分。这适用于根据供应商和业主协会之间的集体合同向独立单元提供的外部服务，并根据占有比例向每个业主收取费用。这种费用账户的分离对于控制目的很重要，通常适用于公用事业服务（燃气、电力、热水等）。
年度预算必须平衡，即总收入必须等于总支出。这意味着向协会提供服务的费用应与业主向协会支付的费用相平衡。新建筑或大修的计划费用应与“其他收入”项下预算的资金或贷款相平衡。年度预算的团体账户和独立账户的收入和支出项目示例列于附件十。当然，账户列表可以扩展。
超额收入可以按其占有比例返还给单元所有人，或者保存在协会的银行账户中以用于维护目的或为大规模或昂贵的资本维修做准备（如果所有者决定的话）。所有人还将按其占有比例承担协会收入和收入未涵盖的费用和负债。
本部分显示了协会全年的所有收入，如附件 X 所示。账户 1110 显示了所有每月支付的共同费用。其中一部分将涵盖维修和维护。此帐户必须与帐户 1410 分开，帐户 1410 应仅包含支付通过业主协会支付的每个单元的服务费用的付款。贷款、赠款、补贴等收入应在 1610 下进行预算。
本项下预算的费用是与协会的行政和财务有关的费用。在某些情况下，很难区分管理和操作。经理人通常会在运营下进行预算，而技术经理人将是管理团队的一部分。然而，重要的是费用应该包括在总预算中，无论它们是否错位。在这种情况下必须使用合理的判断。
需要注意的是，在 3410 和 3420 下预算的运行费用仅是与共有空间相关的费用。这些帐户不应与用于独立单元（6110 到 6120）的服务帐户混淆。
根据该年度计划的工作量，此标题下的预算费用每年都会有很大差异。预算分录应基于对计划中的每个单独活动的详细计算。
在此标题下预算的费用将向每个单所有人提供，但由供应商向协会开具发票的服务费用。如果可能，应避免这种集体发票的形式。如果情况并非如此，则应单独对费用进行预算（并随后进行核算）以协助控制。预算费用应基于投标和/或供应商正式批准的费用。
平衡的预算并不能确保协会在任何时候都有足够的银行存款来支付到期的账单。因此，重要的是预算支出应分配到它们发生时的特定时期，以便与相应时期的收入平衡，以防止可能出现的流动性问题和外部融资需求。
在大多数协会中，共有费用、共有空间租金和服务费将按月支付。因此，很自然地将预算分为收入和支出的月期（见附件九）。在小型区分所有住宅和/或业主协会的财务承诺不太复杂时；预算可分为季度期，但仍可进行适当控制。
预算应为年度预算中的每个帐户划分为适当的时期。重要的是，成本和收入都应在它们发生的时期内输入账户，并表明在该特定时期内将收到或支付的金额。这意味着一些项目将具有相同的周期，而另一些项目根据季节性活动和成本具有不规则性。因此，有必要预测何时发生运营和维护活动，何时应付不定期付款以及收入何时到期。考虑到预算的定期细分，经理人需要有规划协会的财务基础，以通过以最佳条件提高累计盈余流动性来实现最大的财务收入，或最大限度地减少短期负债和/或流动性贷款。
所有的业主协会都应该有一个银行账户，用于存放收入和支出。在许多情况下，还建议拥有多个账户，以便不同用途的资金分开存放并保持单独结算。根据国家法律、区分所有协议和业主委员会的决定，资金可能会存放在单独的账户中并用于不同的目的，例如与建筑管理和一般维护相关的目的；和翻修/翻新。为便于记录保存，可以对这些账户清晰地命名，例如分别命名为运行基金和维修和翻新基金。在法律将业主协会或其他形式的运行限制在单个建筑物的国家/地区，每个单独的建筑物和运行/管理结构都应保留单独的银行账户。
经理人或业主委员会将获得授权，以业主协会的名义开设银行账户。在小型区分所有住宅中，民法可能规定由全体单元所有人联合代表开设账户。银行协议应指明负责协会财务的人员，并包含他们的签名样本。只有这些人可以进行银行交易。如果被授权进行此类交易的人被暂停其管理职责，那么他/她在法律上失去代表协会进行银行交易的权利。在任何情况下，用于一个以上协会或一个协会和其他法律机构或个人的资金都不得存放在同一个账户中。
经理人应根据与银行签订的协议对银行账户的状态进行审计，包括交易、扣除佣金和存款利息。如第 3.5.6 节所述，账户交易也将由内部和外部审计师进行审计。银行账户上累积的利息免征所得税。维护可靠的关于现金流和总体收支情况的银行账户记录是明智的。尤为重要的是，这一信息可用作未来贷款的抵押品以维修、翻新或提高区分所有住宅建筑的能效。
有关银行账户的信息通常会包含在经理人的月度或季度状况报告中，并在所有人和业主协会会议上进行讨论。
正如在关于区分所有住宅立法的讨论中所概述的那样，区分所有住宅法应规定采用哪些会计法规，并应规定业主协会具备专业会计。如果国家法律没有规定这一要求，协会也应制定严格的会计规则。
为了实现这些目标，会计系统必须基于一定的实践标准和普适性的模板，使利益相关方能够毫无困难地阅读和解释账目和财务报告中的信息。只有在不影响会计信息的公平性和清晰性的前提下，才能采用简化的标准和模板。
会计是一门应该由受过专业培训的人从事的职业。因此，业主协会必须聘请专业会计师来承担这项工作；但是，账户记录应保存在协会总部。由于必要的专业知识超出了本指南中所能提供的范围，下面只给出了适用程序的清单。
协会采用的会计模板应清楚地显示其财务状况和损益，并便于账簿查阅。该模板应特别便于收集：
(a)会计科目表，其中包括：总分类帐（总帐）中的帐目清单、数据录入程序、资产和负债估价程序、关于辅助帐（明细帐）的程序及其在总帐中的分配分类帐；
账簿应在协会成立之日和随后每个财政年度开始时“打开”或开始会计记录。账簿应在财政年度的最后一天和清算日“关闭”或完成。账簿应在特定财政年度的财务报表获得批准后 15 天内关闭。
根据大多数国家法律，业主协会通常需要在财政年度结束时编制财务报表。财务报表包括：
(a)附注的资产负债表——本文件通过比较资产减去负债得出净值来解释协会的财务状况。该报告将显示协会银行账户中有多少钱；
(b)带有注释的损益表 - 此报表显示特定时间段（即一个月、每季度或每年）发生的交易，并显示协会在给定时间段与同期预算金额所花费的金额。
会计法通常还定义了报表的详细信息，对于大多数协会来说，最低要求是相同的。由于所有协会都会有专业会计师来保存他们的账簿，下面的建议是一般性的，不会完整地描述财务报表。
财务报表是根据账簿和从这些账簿中得出的内部平衡数字数据编制的，并且应在不迟于给定财政年度账簿关闭后三个月内提交。
经理人或业主委员会负责在法律、法规和协议规定的期限内向业主大会和其他相关机构提交财务报表。财务报表应当注明日期并由专业会计记账和经理人或业主委员会成员签字。
在大型协会中，或在单元所有人共同决议下.可能会定期发布损益表。此类声明可以每季度或每半年发布一次，将确保更密切地控制协会的财务状况。
无论是否为法律要求，审计应始终作为协会管理程序中的控制程序。可以由外部审计师审计，也可以作为内部程序进行。
建议协会同时采用内部和外部审计。业主委员会或由业主大会任命，应定期（每季度）担任内部审计师，确保收入和支出在预算范围内，资产和负债保持平衡，银行账目井然有序。错误和差异应报告给管理层并予以纠正。未能纠正应向所有人报告，并采取措施避免日后出错。外部审计师应根据财务报表进行审计，并将审计结果报告提交年度业主会议，以便会议批准财务业绩或决定采取报告中建议的措施。
所有审计师，无论是外部的还是内部的，都应该得到管理层和簿记员的密切关注，并获得所有必要的信息，以清楚地了解协会的财务状况。
所有发票在付款前都应进行成本控制。这种成本控制将根据本指南第 3.6.4 节中描述的程序进行，或者由负责包含成本的那部分预算的人员进行。发票应由经理人或负责的业主委员会成员核对。这种控制应包括正式批准发票作为会计目的的法律文件。
经理人或负责的业主委员会成员需签字批准付款发票。付款由协会中负责银行账户授权的人员支付。
业主大会可以通过决议，限制单笔划拨和/或超出单人可批准的预算范围的金额。在这种情况下，将采用批准大额付款的特别程序以确保必要的限制。
原则上，所有付款应通过相关银行账户进行。然而，管理层保留小额现金以支付少量行政费用可能是可行的，但这些费用应在数量和金额上有所限制。所有发票都应作为账户的证明文件归档。
业主协会应免征收入所得税。其基本原则是协会获得的所有收入都用于维持财产，例如维护成本。任何收入（盈余）都可以合理地免税，因为将来它将被分配给协会的开销。业主委员会和经理人应根据适用法律确认业主协会的税务状况。
虽然单个套房单元的财产税应由单元所有人直接支付给适当的政府机构，但与共有财产相关的任何财产税都应由经理人支付。
业主委员会和经理人应了解政府为节能改造项目或其他维修项目提供的任何税收优惠。
业主协会应为自己购买保险，以涵盖建筑物、其他共有财产、设备以及可能直接雇用的任何雇员的第三方责任和伤害。保险的范围及其费用取决于与建筑物类型、建筑物和共有区域的活动、建筑物结构、设备类型以及为保护财产免受损坏、入室盗窃等而采取的措施等相关的诸多因素。
本指南建议确保建筑物和设施免受火灾、水、闪电和其他自然原因的损坏。建筑设施和其他财产也应投保因材料和结构缺陷、腐烂和真菌等造成的损坏。保险还必须包括第三方对由坠落物品或财产内及周围活动造成的个人和物品的责任。最后，员工应在工作时投保工伤保险。
投保项目的详细说明、保险条件和费用应在保险单中注明。保险费用应由业主大会批准，作为协会年度预算的一部分。最终保险单应由经理人或业主委员会签署。上述保险不包括个人套房单元中的个人物品或部分商业单元中的设备。此类保险必须由个体所有人或经营者购买。
年度活动计划是协会管理工作的工作计划。该文件定义了今年的计划活动，包括景观美化、标牌安装、排水改善和其他工程。它还包括来年的财务框架，并描述了业主大会决定产生的后果和行动。该文件还可以描述被认为必要的其他行政措施和行动，以提高共有财产的财务、技术和社会标准。
年度活动计划可以以不同的形式呈现。然而，重要的是，该计划必须包含协会的预算，并描述为预算提供收入的活动。由于年度活动计划是管理层与单元业主之间合适的一种沟通方式，因此还建议使用该计划来描述旨在改善物业管理、行政和生活条件的其他计划行动和活动。
经理人（或业主委员会）负责编制年度活动计划。如果认为会计年度结束日期为12月31日，则应在12月15日前将计划草案提交业主委员会进行修订。业主委员会决定计划的最终版本并将其提交给年度业主大会。
如上所述，年度活动计划可以以不同的形式呈现。以下建议的内容清单是根据区分所有协议纳入计划的正式信息的示例，以及有关物业管理、行政和生活条件的其他信息：
在大多数国家，业主委员会在适当的单元所有人投票的指导下，就共有财产的使用、运行、修复/重建、改善和重组做出决定，而经理人承诺根据需要支持这些决定。经理人还负责共有财产的一般和日常维护、维修、运行，以及购买设备和其他供应品（如果合适）。在某些情况下，经理人的活动可能由正式的维护和操作手册指导，或者源于其专业经验。
应每年对建筑结构、建筑部件、表面、技术和其他装置、设备、室外空间等进行一次彻底检查，以评估所有运行和维护对象的技术状况。这将有助于规划维护和改善共有财产所需的活动。第一次检查将为协会今后的技术管理奠定基础，因此应给予足够的时间和重视。
后期检查同样重要，并将受益于初次检查的经验和结果。检查应在深秋进行，留出充足的时间完成规划，作为年底年度预算的投入。“检查”一词也用于作为运行和维护一部分的定期服务检查。区分这些检查和年度检查很重要。
除了内部检查外，经理人还应随时协助任何市政或其他政府检查，这可能是不定期的。
经理人和业主委员会担负检查的责任。但他们可以授权合格的人员进行实际工作。建议由具有技术和/或清洁工背景的两名人员进行检查，并在特殊技术问题需要时咨询工匠或专家。
“运营对象和维护对象”表格有助于注册。附件 XI 提供了一个模板。填完的表格连同表格中提及的所有注释和其他材料，构成年度检查报告。此外，该表格有不同的用途：
(a)它提供了建筑部件、装置和空间的综合清单，以确保系统的注册过程涵盖所有对象。由于形式是通用的，并非所有对象都与每个关联相关。对于单个区分所有住宅，可以在此模板上制作更短、更合适的表格。
(c)“活动类型”一栏应用于从广义上确定主要活动，主要是为了介绍将要开展的工作或行动的类型。它还应该成为制作活动卡的提醒。
(d) 最后一栏“注释/参考”是通用的：可以注明简短的评论，但主要用于参考。在彻底检查中，不能简要介绍所有发现、想法和意见。在大多数情况下，需要详细描述对象的状态和建议的操作。因此，建议检查员做好详细记录，并在登记表中注明，以备日后使用。参考栏还应包括对制造商手册、服务指南和咨询专家、承包商或工匠的参考。
运行是指为使建筑物、设施和周围环境每天保持功能状态所必需的所有服务。在实践中，只有精心策划和执行运行活动，区分所有住宅才能保持良好的居住条件。此类计划的基础是检查报告。
卡片的目的是描述要为特定操作对象开展的工作。无论是清洁楼梯和走廊、每天和/或每周检查供暖系统还是更换通风系统中的过滤器，都应详细介绍，以作为工作的说明或例行程序。该卡还应说明工作频率，无论是每天、每周、每月、还是季节性等。此外，应在活动卡中展示由签约专家进行的服务检查等活动。对于某些活动，说明将基于实际知识，而对于其他活动，则基于技术信息、检查说明、法律和法规。在可行的情况下，还应包括对其他来源、专家、制造商、承包商等的引用。
经理人和业主委员会负责运行活动卡的制作。但是，建议进行检查的人员在必要专家的协助下进行实际工作。卡片应经过经理人、业主委员会或授权人员批准。运行活动卡应被视为作业系统化管理中的重要组成部分，因此制作时应注意所有对象。这些卡片应存档，不仅可作为编制工作指导书时的参考，还可作为费用计算和预算的参考。每当例行程序未按预期工作或更改安装或建筑组件时，应修改运行活动卡。
(a)与运行活动卡中描述的运行活动相关的所有费用。这些费用将包括人员、运行设施、技术服务协议和其他检查/服务费用；
(b)与提供的公共服务（暖气、水、气、电等）、保险、安全、税收、费用等相关的费用。
费用的计算和列报有多种用途。在预算过程中，费用作为运行预算的输入，运行预算是年度预算的一部分，从中计算出各个单元所有人在共同费用中的份额。此外，单独活动的费用也可作为决定工作方法、使用外部承包商或自己的员工等的背景。费用的计算和列报方式应符合上述目的，并为费用控制提供足够的背景。
以往的经验和前几年登记的费用是计算基础的重要信息。所有服务协议都应该有可直接采用的固定投标价格，运行设施的费用应该部分基于投标，部分基于各种项目的市场价格。人力费用应包括全部或部分从事运行职责的所有签约人员和/或雇用人员。
清洁费用可以通过两种方式处理。如果活动外包出去，费用应记录在“清洁”项下。但是，如果是由雇用人员完成的，则应将费用记录在“雇用人员”和“运行设施”项下。这同样适用于其他活动，例如绿化、服务检查等。上述 (b) 点中描述的费用通常不需要计算。在大多数情况下，这些费用是从与外部供应商和服务公司的投标或合同中提取的。此类费用可以直接输入运行预算。
由外部服务提供商和承包商计算和/或提出的运行费用被评估并用于确定活动和服务的优先级。通常，公共空间和建筑物及其周围设施发挥日常功能所需的活动和服务类型是相对固定的。然而，活动和工作频率，运行设施的质量，以及供暖、照明等的舒适程度都可能会发生变化，从而影响运行费用。作为年度活动计划和年度预算的一部分，经理人/业主委员会有责任评估优先级顺序并提出结论和/或年度大会的替代方案。
运行预算由与运行活动、获得的服务和支持建筑物及其周围公共空间的日常正常运作所需的手段相关的所有费用组成。此类费用包括：
运行预算是年度预算的一部分。预算中的费用是与公共空间相关的费用。由协会承担但与个别单元相关的费用应向个别单元开具发票，而不应在运行预算中列报。
经理人/业主委员会负责在所考虑的财政年度前一年的 12 月 1 日之前或业主大会确定的日期提交运营预算，作为年度预算的一部分。
在模板中，人员费用列在第 11 项下，运行费用列在第 13 项下，服务协议费用、清洁合同费用和其他费用列在第 12 项和 21 至 74 项下。
为了完成运行预算，与共有部分相关的服务费用列在第 14 项下。业主协会的保险费用在第 15 项下，税费在第 16 项下以及与特殊安全安排（保安人员等，但不是警报器）相关的费用在第 17 项下。
服务费用（第 14 项）仅与公共空间（区域）或公共服务相关。与每个单元相关但通过业主协会账户开具发票的费用在业主协会的年度预算中列出，账户 6110 至 6190。这些费用将依次向每个单元所有人单独开具发票。
附件 XIII 中所示的运行预算是对所有提供的服务、运行活动和相关费用进行财务控制的基础。完整的表格还可作为业主协会年度预算的输入，其中费用在各自的预算账户下显示。
上面对操作过程的描述提供了用于计划操作执行和控制的可能例程。下面介绍实际工作的程序。
给出的建议方法是每个月发布工作指令或者操作的指南和报告，同时指定该月的操作活动。活动是根据操作活动卡中为特定活动/对象给出的程序所描述的，涉及工作顺序和频率（每天、每周、每月等）。
所有活动都应带有相关的操作对象编号，该编号用作操作活动卡上描述的活动的参考。经理人、业主委员会或由其任命的人员负责编制每月的运营指示和报告，这些指示必须得到经理人或业主委员会的批准。
对于新建和现代性建筑的维护和维修通常是很容易管理的，但前提是这些建筑是精心规划的并且能够得到持续性的必要关注。然而，在旧建筑中设备老化往往是无法修复的，即使设备维护得当也会因为太旧不能达到维修的标准而无法修复。在这种情况下，相比于维护和维修，改进则应该是更好的长期且经济的解决方案。维护和维修系统计划的基础是上述的年度检查报告。
一些计划中的维护活动每隔一段时间重复一次，但频率可能会有所不同，例如从每年对供暖管道和设备进行大修，到计划每六年对楼梯间和走廊进行粉刷。有些活动不是重复进行的，而是需要根据检查报告进行计划并及时执行进而来避免出现故障，例如更换供暖系统中的阀门或更换有明显腐烂迹象的窗框。无论活动类型如何，卡片应包含作为工作说明或程序的必要细节，并且可以将其修改为包括优先级分数，用来帮助确定应优先完成哪些干预措施。
一些活动的说明是关于如何实际操作的知识，而另一些活动的说明则是有关技术信息、检查说明、法律和法规的。在可行的情况下，还应提及其他来源、专家、制造商、承包商等信息。经理人和/或业主委员会负责计划维护活动卡的制作。但是（这些卡片）建议使用人员要在必要专家的指导下进行实际操作。最后，这些卡片应得到经理人/业主委员会或权威人士的认可。
将计划维护活动卡视为维护和修理系统管理的重要组成部分，因此卡片的所有部分都应以适当的方式得到关注。这些卡片应该归档，不仅在准备工作时作为指导而参考，而且在成本计算和预算中也可以作为参考。如果活动由外部承包商进行，卡片也将作为招标文件的背景信息。
在某些情况下，维修工作必须立即进行，而在其他情况下，可以推迟以适应工作时间表或进行适当的计划。在后一种情况下，有时很难区分什么是维护和什么是维修。一般来说，所有不需要定期重复进行且具有一定成本的工作都被视为维修。
协会应该给予维修更高优先级的原因有很多。一方面，维修可以确保住户和公众的安全； 另一方面，它可以防止财产的进一步损坏或恶化。对于居住者及其投资而言，维护财产价值是非常重要，所以技术装置在发生故障时必须立即得到关注。有时先进行维修工作，然后再考虑成本是至关重要的，但在大多数情况下，维修工作应在执行前仔细计划、核对和计算/投标。
成本的计算和列报有多种用途。在预算过程中成本作为维护和维修预算的输入，它是年度预算的一部分，并且从中可以计算个人所有者在共同成本中的份额。此外，单独活动的成本可作为决定是否采用方法、外部承包商或自己员工等的背景。
关于运行成本，计算方法会依据经验的不同而有所不同。但是成本的计算和列报方式应符合上述目的，并需要提供足够的成本控制背景。
对于活动卡中列出的每个计划维护对象，成本按总金额列出，然后细分以输入维护和维修预算（见附件十四）。基础成本是将以往的经验和过去几年登记的成本作为计算的重要信息，备件和其他方式的成本应以投标或市场价格为基础，人员成本则应包括全部或部分从事运营职责的所有签约人员和/或雇用人员。
在许多情况下维护和维修工作需要特殊的技能和设备，而且也很费力。因此，应在基于 准确规格的竞争性投标的基础上考虑和雇用外部承包商。外部合同的成本在计算表格的总成本下输入。不可预见的维修应参考以往经验作为固定金额，根据前几年观察到的每平方米成本计算，并根据相关价格指数进行调整。
可以通过将财产分成多个部分并使用前几年的每个部分或一组部分的每平方米成本来使计算更加全面。然而，这个过程中重要的是所使用的成本数据是需要基于现实假设和必要的专业知识的，不可预见的维修预期成本直接列在维护和维修预算账户 4310 中。
外部承包商在投标中计算和/或给出的维护成本应进行评估并用于优先排序。给予优先权的原因是为了平衡协会的财政支出。因此，经理人/业主委员会的一项重要职责是从技术和财务两方面评估此类优先事项的后果，并作为年度活动计划和年度预算的一部分，向年度会议提出结论和/或备选方案。
维护和维修预算由与维护、维修和更换相关的所有费用组成，这些费用是为保持建筑物的质量和标准以及防止损坏和故障而计划和执行的。维护（和计划维修）按每个对象的成本计算并在预算中列报。维修（和更换）通常不能出于预算目的进行计划和计算，但是，维护和维修预算必须考虑到维修，为此，必须根据经验和预期工作量规定相关成本，不应复制往年的预算。
维护和维修预算用作对所有服务交付、维护和维修活动以及相关成本进行财务控制的基础。完成的模板还可作为年度预算的输入，其中成本在各自的预算帐号下显示。经理人/业主委员会负责在所考虑的预算年度前一年的 12 月 1 日之前或业主大会确定的日期提交维护和维修预算，作为年度预算的一部分。
至于运营活动，还建议与计划维护（和小型计划维修）相关的实际工作应以工作指令或维护说明和报告为基础。每个月都会发布说明，说明该月的活动。这些活动是根据特定活动/对象的执行程序和频率进行描述的。该说明还应包括由于上个月发生的损坏或故障而需要注意的小修和更换。大修和更换通常会根据个别规格和标书进行计划和执行。经理人/业主委员会或其任命的人员负责编制月度维护说明和报告，这些说明必须得到经理人/业主委员会的批准。
到了一定阶段，就会出现对物业进行改造的问题。根据物业的年限和状况，或协会的财务状况，此类改进可包括：
与建筑物额外隔热相关的工作，将商店改造成协会的社区室（改变用途）或在儿童游乐场建造棚屋，都是改进的例子。在一个组织得当的协会中，这种工作是以理事机构的讨论和决定为基础的。在计划工作并计算出预期成本后，根据活动的财务安排将成本输入年度预算。
在大多数情况下，经理人和业主委员会依靠外部顾问和承包商根据投标合同设计、规划和执行工程。因此，管理层的主要职能将是提倡竞争性投标，在整个施工阶段实施质量和财务控制，并定期向协会和业主报告结果。
在预算层面控制成本是经理人和业主委员会的责任。然而，在实践中，控制始于较低的管理级别，由负责活动的人员，例如协会的会计师。来自供应商和承包商发票的实际成本、雇用和雇用人员的成本、材料和设备的采购等，应与活动的计算成本进行比较。
通过控制每项活动，应批准发票和内部成本。如果与商定的、预期的或计划的成本有偏差，应立即向预算负责人报告。控制通过控制人的认证（签字）完成，然后根据协会采用的付款流程处理发票和内部费用。
通常情况下，公寓单元由单元所有人居住，该单元作为主要住所。但是，存在其他占用形式，包括：
许多区分所有住宅法和相关的条款和/或财产法没有充分解决替代入住的形式，也没有就解决相关挑战提供足够的指导。
如果立法框架没有直接解决与替代占用形式相关的问题，则可以在区分所有住宅协议中解决这些问题。这可以通过彻底设计新的区分所有住宅协议来实现，或者，如果允许的话，通过修改现有的区分所有住宅协议来实现。后者几乎肯定需要单元所有人在正式会议上获得多数票。但是，在任何情况下，区分所有住宅协议的条款都不得与现行法规相矛盾或违反。寻求修改其现有区分所有住宅协议的业主协会应在提出更改之前咨询主管律师。
缓解区分所有住宅单元替代占用所带来的挑战的解决方案因国家和情况而异。在某些情况下，在法律允许的情况下，可以在区分所有住宅协议中加入条款和条件以应对特定挑战。以下各节描述了这些示例。
有些单元可能会长时间无人居住。这种情况在区分所有住宅中尤其常见，因为区分所有住宅中有很大比例的单元是由第二套住宅或度假住宅组成的，尽管如果单元所有人外出工作，也会出现类似情况。为了在这种情况下提高沟通的及时性，业主委员会可以要求单元所有人提供（并维护）有效的电子邮件地址。确保区分所有住宅协议赋予业主委员会和/或经理人进入单元并代表单元所有人进行紧急维修的权利也很重要。与此类维修相关的任何费用将由单元所有人承担。如果缺席对其他居民造成运营问题或重大干扰，则可能适当限制投票权，使缺席的单元所有人不参与有关重大投资或资金支出的决策。同样，可以考虑要求单元所有人亲自出席会议以参与重要投票（而不是代理投票或缺席投票）。
实施租赁期限限制和/或禁止出租区分所有住宅单元有助于减少与非单元所有人入住相关的挑战。如果禁止出租单元，区分所有住宅协议应包括对发现违规的单元所有人的具体罚款或其他后果。然而，这样的限制可能不受单元所有人的欢迎，特别是在区分所有住宅中，大部分单元由第二套住房或度假屋组成，出租以补充单元所有人的收入。在这种情况下，业主委员会可能会考虑各种减免政策，并可以在年度会议上提出采取短期租赁政策的动议。该政策可包括以下措施：
征收单元所有人应支付的租金（除所欠的任何普通区分所有住宅费用外），以支付额外的磨损、损坏、责任保险、员工特别协助（如适用）的费用，以及租赁租户及其活动可能产生的其他费用
要求租赁单位的业主将每次租赁情况通知业主委员会，包括日期和相关客人信息，以确保准确记录有权使用该物业的非业主
对非业主租户施加合理的规定，例如：安静时间、到达时间、要求在到达时与经理人或其他员工登记入住、宠物和吸烟限制等。
在所有情况下，业主委员会和经理人都应了解酒店法的变化，这些变化可能会影响区分所有住宅的租赁活动，并相应地通知单元所有人。
关于废弃单元的处理，经理人和业主委员会的回应以及区分所有住宅协议中包含的任何条款都应以相关立法为指导。在大多数情况下，必须确定确实发生了遗弃。如果单元所有人或单元所有人的继承人将来提出索。